Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin dalam organisasi. Kegiatan ini berkaitan dengan pengelolaan data dan informasi. Tujuannya adalah untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang sistematis.

Kata "administrasi" berasal dari bahasa Latin. "Ad" berarti intensif, dan "ministrare" berarti membantu atau melayani. Jadi, administrasi perkantoran berarti membantu atau melayani dalam kantor.

Ada dua pengertian administrasi perkantoran: luas dan sempit. Dalam arti luas, ini mencakup semua kegiatan kantor. Misalnya, manajemen dokumen, pengarsipan, dan pengadaan peralatan.

Dalam arti sempit, pengertian administrasi perkantoran fokus pada pencatatan dan pengolahan informasi. Ini meliputi pengumpulan, penyimpanan, dan pendistribusian data dalam organisasi.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah kegiatan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. Tujuannya adalah untuk memastikan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan operasional. Ini penting untuk suatu organisasi atau perusahaan.

Definisi Menurut Ahli

George R. Terry mengatakan, administrasi perkantoran adalah proses yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Tujuannya adalah mencapai sasaran dengan memanfaatkan sumber daya manusia dan lainnya.

Prajudi Atmosudirdjo mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai aktivitas terkait dengan tata usaha, seperti pengetikan dan pengarsipan dokumen. Ini termasuk penggandaan dokumen dan lain-lain.

Moekijat mengatakan, administrasi perkantoran adalah aktivitas yang memanfaatkan sumber daya untuk menjalankan usaha kantor secara efektif dan efisien.

Suparjati mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai kegiatan yang mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui penyelenggaraan urusan kantor.

Definisi administrasi perkantoran berbeda-beda, tapi intinya tentang manajemen dan koordinasi di kantor. Ini mencakup pengertian administrasi perkantoran, definisi administrasi perkantoran, dan ruang lingkup administrasi perkantoran yang luas.

Seorang karyawan administrasi disebut administrator kantor atau manajer kantor. Mereka mengatur dan mengawasi kegiatan di kantor. Ini termasuk keuangan, personalia, distribusi, dan logistik.

Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran meliputi berbagai kegiatan. Kegiatan ini bertujuan untuk mendukung operasional organisasi. Beberapa tugas utama dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah:

  1. Menghimpun: Mengumpulkan dan memastikan tersedianya informasi yang dibutuhkan.
  2. Mencatat: Mendokumentasikan informasi penting dengan alat tulis.
  3. Mengelola: Mengolah informasi agar lebih berguna.
  4. Menggandakan: Memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan.
  5. Mengirim: Menyampaikan informasi atau dokumen ke pihak yang membutuhkan.
  6. Menyimpan: Menempatkan dan menjaga keamanan dokumen.

Berbagai tugas-tugas administrasi perkantoran saling terkait. Mereka mendukung kegiatan administrasi perkantoran secara keseluruhan. Dengan menjalankan tugas-tugas ini, divisi administrasi perkantoran memastikan operasional organisasi lancar dan efisien.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Fungsi administrasi perkantoran sangat penting untuk sukses organisasi. Menurut Quible (2001), ada berbagai fungsi administratif yang perlu dipahami.

Fungsi Pendukung Administratif

  1. Fungsi Rutin: Ini adalah fungsi fungsi administrasi perkantoran yang butuh pemikiran minimal. Contohnya, pengarsipan dan penggandaan. Biasanya dilakukan oleh staf administrasi.
  2. Fungsi Teknis: Memerlukan pendapat dan keterampilan, seperti pengetahuan teknologi. Biasanya dilakukan oleh staf Teknologi Informasi.
  3. Fungsi Analisis: Membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif. Contohnya, membuat laporan dan keputusan pembelian. Dilakukan oleh asisten manajer.
  4. Fungsi Interpersonal: Memerlukan kemampuan berhubungan dengan orang lain. Contohnya, mengkoordinasikan tim. Biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang ingin naik jabatan.
  5. Fungsi Manajerial: Membutuhkan perencanaan dan pengorganisasian. Contohnya, membuat anggaran dan mengevaluasi karyawan. Dilakukan oleh staf manajer.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran sangat penting untuk sukses organisasi. Tujuannya adalah:

  1. Menyediakan data lengkap untuk mendukung tugas organisasi.
  2. Mengawasi pekerjaan agar sesuai standar kualitas dan waktu.
  3. Menyampaikan kebijakan perusahaan dan standar pelayanan yang baik.
  4. Berkomunikasi dengan karyawan untuk meningkatkan prestasi.
  5. Memberikan pelatihan kepada pegawai.
  6. Verifikasi, pemantauan, dan evaluasi kerja serta laporan kegiatan.
  7. Proses perekrutan karyawan dari wawancara hingga pemilihan pegawai.
  8. Mengomunikasikan prosedur dan kebijakan perusahaan kepada pegawai.

Sasaran Administrasi Perkantoran

Dalam dunia administrasi perkantoran, sasaran utama adalah mencakup berbagai aspek pekerjaan di kantor. Namun, cakupan administrasi perkantoran lebih luas dari itu. Mari kita lihat apa saja yang perlu diperhatikan.

  1. Ruang Perkantoran: Ini mencakup perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan, pendinginan, pantulan suara, dan fasilitas kebersihan. Juga termasuk ruang pertemuan, faktor keselamatan, pemindahan kantor, dan pemeliharaan.
  2. Komunikasi: Ini mencakup pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan kabel, dan sistem telepon antar kantor. Juga termasuk papan pengumuman dan pelayanan terima tamu.
  3. Kepegawaian Perkantoran: Mencakup pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian, dan kenaikan pangkat. Juga termasuk pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian, dan fasilitas ruang.
  4. Perabotan dan Perlengkapan: Mencakup meja kerja, kursi, meja panjang, dan perlengkapan arsip. Juga termasuk ruang dan peti besi, perabotan fungsional, dan perabotan gudang.
  5. Peralatan dan Mesin: Mencakup mesin tik, mesin hitung, dan perlengkapan kirim surat. Juga termasuk perlengkapan kebersihan, pemeliharaan, dan perbaikan.
  6. Perbekalan dan Keperluan Tulis: Mencakup keperluan barang tulis, kertas surat, formulir, dan perbekalan kebersihan. Juga termasuk perbekalan penggandaan dan penilaian perbekalan baru.
  7. Metode: Mencakup pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran, dan pengukuran hasil kerja tulis. Juga termasuk penjadwalan prosedur rutin.
  8. Warkat (Records): Mencakup pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, dan pelayanan surat-menyurat. Juga termasuk pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan, dan metode pelaporan.
  9. Kontrol Pimpinan Pelaksana.

Kegiatan Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran meliputi berbagai kegiatan penting. Kegiatan ini mendukung operasional organisasi atau perusahaan. Beberapa kegiatan utama adalah:

  1. Kegiatan komunikasi melalui telepon, baik untuk menerima maupun melakukan panggilan. Ini membantu menjaga hubungan dengan klien dan pihak lain.
  2. Menyusun agenda, seperti jadwal pertemuan, berdasarkan komunikasi yang telah dilakukan. Ini penting untuk menjaga kegiatan terjadwal dengan baik.
  3. Menyusun data, seperti informasi konsumen atau transaksi. Ini memastikan informasi akurat dan terkini.
  4. Menyediakan informasi kepada yang membutuhkan. Ini memastikan pekerjaan sesuai prosedur dan standar.
  5. Verifikasi dan pembuatan laporan, seperti laporan produksi. Ini membantu memantau dan mengevaluasi kinerja.

Kegiatan administrasi perkantoran sangat penting untuk kelancaran operasional. Baik kegiatan administrasi perkantoran, tugas administrasi perkantoran, maupun aktivitas administrasi perkantoran harus dikelola dengan baik. Ini memaksimalkan efektivitas dan efisiensi organisasi.

Tugas Administrasi Perkantoran

Dalam dunia kerja, tugas administrasi perkantoran sangat penting. Ini mendukung jalannya kegiatan organisasi. Peran dan tanggung jawab administrasi perkantoran meliputi berbagai aspek. Aspek-aspek ini berkontribusi secara signifikan terhadap efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan.

Tugas Utama

Berikut adalah beberapa tugas utama yang dijalankan oleh seorang staf administrasi perkantoran:

  1. Melakukan rekapitulasi data: Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data-data penting secara sistematis. Ini mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen.
  2. Mengelola dokumen: Menerima, menyimpan, dan mendistribusikan dokumen-dokumen resmi perusahaan. Dokumen seperti surat, kontrak, dan laporan, sesuai dengan prosedur yang berlaku.
  3. Menyimpan dokumen dengan terstruktur: Memelihara arsip dokumen secara rapi dan terorganisir. Ini memudahkan pencarian dan pemanfaatan informasi di kemudian hari.

Dalam menjalankan tugas-tugas tersebut, staf administrasi perkantoran berperan penting. Mereka menjaga kelancaran operasional dan mendukung pengambilan keputusan strategis di dalam organisasi. Tanggung jawab mereka sangat krusial bagi keberlangsungan dan kemajuan perusahaan.

Prospek Kerja Administrasi Perkantoran

Bagi lulusan jurusan administrasi perkantoran, ada banyak peluang karir administrasi perkantoran yang menjanjikan. Mereka bisa mengeksplorasi berbagai lapangan pekerjaan administrasi perkantoran yang cocok dengan minat dan kemampuan mereka.

Beberapa profesi yang bisa dipilih antara lain:

  1. Sekretaris
  2. Staf Administrasi
  3. Staf Personalia
  4. Personal Assistant
  5. Public Relations
  6. Guru SMK jurusan Administrasi Perkantoran

Lulusan administrasi perkantoran juga bisa bekerja di berbagai sektor, seperti perusahaan swasta, instansi pemerintah, lembaga pendidikan, dan organisasi nirlaba. Keterampilan mereka dalam manajemen, komunikasi, dan teknologi sangat berguna.

Prospek kerja yang cerah dan permintaan pasar yang tinggi membuat jurusan ini menarik bagi calon mahasiswa. Ini adalah pilihan yang bagus untuk mempersiapkan karir masa depan yang menjanjikan.